SV-Beiträge - Abstimmung Verbuchung und Zahlung

[Helene551]

Hallo zusammen!

In unserer Firma machen wir zwei Lohnabrechnungsläufe im Monat. Die Gehaltsempfänger zum 23. des laufenden Monats und die Lohnempfänger (Stundenlöhner) zum 12. des Folgemonats. Nach der alten Fälligkeit der SV-Beiträge war es ja kein Problem, in der Buchhaltung die Bankbelastung und die gebuchte Abrechnungswerte abzustimmen.

Beim Gehalt gibt es auch bei der neuen Fälligkeit kein Problem, das Verbindlichkeitskonto abzustimmen. Die Beitragsnachweise und Überweisungen werden ja aus dem Echtlauf der Abrechnung erzeugt.

Beim Lohn erstellen wir anhand der Vormonatswerte die Beitragsnachweise und Überweisung. Hier gibt es natürlich Differenzen zwischen dem Beitragsnachweis/Überweisung und den in der nachfolgenden Abrechnung gebuchten Abrechnungswerten. Diese werden dann beim nächsten Beitragsnachweis/Überweisung berücksichtigt. Das Verbindlichkeitskonto ist somit nicht mehr abstimmbar bzw. es gibt keine Kontrollmöglichkeit mehr, ob die Beiträge vollständig überwiesen wurden.

Gibt es da eine Möglichkeit herauszufinden, wie sich der Überweisungsbetrag in Differenz aus dem Vormonat und "Abschlag" für den laufenden Monat zusammensetzt? Die Bankbelastung könnte man somit bei der Verbuchung aufteilen und das Verbindlichkeitskonto wieder abstimmen.

Der Grund ist nämlich folgender:
Wir rechnen hier mehrere Firmen ab. Bei einer 7-Hansel-Firma bin ich zufällig darauf gekommen, dass die SV-Beiträge nicht vollständig überwiesen wurden.

Ein Lohnempfänger und einziger Versicherter bei dieser Krankenkasse ist im Januar eingetreten. Im Januar hat es logischerweise keine Schätzung der SV-Beiträge gegeben (keine Vormonatswerte vorhanden!). Im Februar wurden zwar die Beiträge vom Januar als Schätzung für den Februar übernommen aber der Januar selbst wurde nicht überwiesen!

Dieser Bock, der da von SAP geschossen wurde, wurde lt. unserem IT-Dienstleister angeblich von SAP auch offiziell bestätigt und ist zwischenzeitlich behoben. Die Eintritte herauszufinden und zu überprüfen ist zwar etwas aufwändig aber kein unlösbares Problem. Wer garaniert mir aber, ob es nicht noch andere Fallkonstellationen gibt, bei denen die Beiträge nicht, doppelt oder nur teilweise abgeführt wurden?

Vielleicht hat ja hier im Forum jemand eine Idee. Meine Jungs und Mädels von unserem IT-Dienstleister bzw. mein Chef können oder besser gesagt wollen mich nicht verstehen. Bei der nächsten Betriebsprüfung bin ja ich nur der Depp!

Vielen Dank im voraus!

lg

bfm

[Lasse815]

Hallo bfm,

der Fehler mit den untermonatigen Eintritten ist, wie Du schon gesagt hast, bekannt und behoben... diese Problem hatten wir auch bei einigen Kunden. Seither sind mir zum Glück keine weiteren Fehler untergekommen.

Aber damit Du Deine Werte abstimmen kannst würde ich vorschlagen, dass Du Dir mal die Doku zu dem Feld "Differenzausweis" im Block "Verfahren" beim Beitragsnachweis anschaust. Damit solltest Du eigentlich die offenen Differenzen herausfinden können.

Gruß,
Chris

[Pelin1208]

Huch

als ich das Problem des Eintritts eines einzelnen Mitarbeiters in eine neue Kasse vor einigen Wochen dem OSS gemeldet hab, hiess es noch: "Das ist bei Schätzung aufgrund Vormonat so! Da müssen Sie mit der Krankenkasse sprechen und ihr ankündigen, daß die Beiträge eben einen Monat später nachüberwiesen werden... " (War allerdings ein Eintritt zum Monatsanfang)

Habt ihr denn vielleicht eine Hinweisnummer dazu? Ich hab nix gefunden.

Danke
donny

[Lasse815]

Hallo donny,

schau Dir mal den Hinweis # 916883 an. Ich weiß allerdings nicht sicher ob der für Dein Problem auch paßt...

Gruß,
Chris

[Pelin1208]

Hallo Chris,

danke für den Hinweis. Den werde ich erstmal einbauen! Und prüfen, ob bei uns in diesem Jahr untermonatige Eintritte vorgekommen sind!

Ansonsten hab ich's jetzt so verstanden, daß meine Situation des Eintritts eines einzelnen Mitarbeiters in eine neue Kasse davon unberührt ist. Die Kasse bekommt im Eintrittsmonat keine Beiträge, im Folgemonat dann zwei.

Danke
donny

[Helene551]

Hallo an alle!

*Differenzausweis*
Beim Beitragsnachweis habe ich mal das Verfahren "Differenzausweis" ausprobiert. Für den letzten noch nicht verrechneten Monat könnten brauchbare Zahlen rauskommen. Da sich die Differenzen verfahrensbedingt seit Januar von Monat zu Monat weiterreichen, konnte ich das nicht nachprüfen. Auf jeden Fall sind die Zahlen, wenn ich den Report für den Januar (bereits im Februar verrechnet) starte, völlig unbrauchbar.

Aus Jux habe ich mal bei einem Buchungskreis die Beitragsnachweise vom Januar mit der Rechenmaschine aufaddiert. (Meine Grundregel seit 8 Jahren lautet: eine Liste aus SAP ist grundsätzlich so lange falsch, bis mit der Rechenmaschine das Gegenteil bewiesen wurde!). So wie es momentan aussieht, wurde der Abschlag Januar im Februar nicht vollständig verrechnet. Ich muß das jetzt aber nochmals nachrechnen. Das wäre allerdings voll zünftig, falls so sein sollte!

Die Krankenkassenlisten (was Schätzung bezahlt wurde) sind in den Tabellen T5D4Y und T5D4Z gespeichert. Mit diesen Tabellen kann ich zwar im QuickViewer ein Query anlegen, aber da es sich um hochbrisante geheimhaltungsbedürftige Geschäftszahlen handelt, kann ich das Query mangels fehlender Leseberechtigung auf die beiden Tabellen nicht ausführen. Den Feldnamen nach sind die Tabellen höchstinteressant. Stellt sich nur die Frage, ob die enthaltenen Werte auch so interessant sind. *g*
Ich habe deshalb mal bei unserem SAP-Berater die Daten als Exceltabelle angefordert.

*Eintritte*
Dass bei Eintritten mangels Vormonatswerte keine Schätzung gemacht wird ist ja evtl. noch nachvollziehbar. Man könnte die Sache aber auch so lösen, indem man dem Benutzer die Möglichkeit gibt manuell einen Schätzbetrag vorzugeben!

*Kassenwechsel im laufenden Beschäftigungsverhältnis*
Hier werden im Monat des Kassenwechsels die geschätzten Beiträge auch an die alte Kasse statt an die neue Kasse abgeführt. Die richtige Verrechnung erfolgt dann im Folgemonat. Hier wäre es programmiertechnisch durchaus möglich, die Schätzbeiträge zwar aus dem Vormonat aber die Krankenkasse aus den laufenden Personaldaten zu nehmen!

*Austritte*
Im Folgemonat des Austrittes werden auch geschätzte Beiträge an die Kasse abgeführt. Das könnte man auch einfach unterbinden, wenn man die laufenden Personaldaten abgreift!
Bei meinen Test mit dem Beitragsnachweis habe ich festgestellt, dass das Programm sogar in Personalnummern rumwuschtelt, die 2002 ausgeschieden sein.

Sorry, aber SAP macht es sich da mal wieder einfach zu einfach!!!

Gruß
bfm

[Lasse815]

Hallo zusammen,

ich glaub ich hab schon mal an anderer Stelle erwähnt, dass mir das neue Verfahren mit den Beitragsnachweisen nicht wirklich gefällt. Von daher stimme ich Dir, bfm, völlig zu. An einigen Stellen macht es sich SAP wohl recht einfach, ja.

Auf der anderen Seite verstehe ich nicht warum so viele Firmen (zumindest kommt es mir so vor als ob es relativ viele sind...) als Verfahren die Schätzung basierend auf den Vormonatswerten verwenden... Das sich hier quasi ständig etwas ändert ist doch völlig klar!

Wieso verwendet keiner zur Ermittlung eine Simulationsabrechnung. Das ist schließlich auch vorgesehen und damit hätte ich dann recht aktuelle "Vorhersagedaten" aus dem aktuellen Monat. Das ganze hat dann natürlich den großen Nachteil, dass die Basisdaten nicht direkt im SAP vorgehalten werden und somit nachträglich nicht rekonstruiert werden können. Aber ich bezweifle einfach mal, dass es arg viele gibt, die das mit der Simulation auf Basis vom Vormonat 100%ig hinbekommen und dann auch noch regelmässig anwenden

Was dabei dann wohl noch offen bleibt ist das Thema Differenzausweis. Damit habe ich mich nur einmal zu Anfang des Jahres beschäftigt und damals waren die ermittelten Werte korrekt. In wieweit sich der Report für die Vergangheit noch korrekt starten läßt habe ich bisher nicht überprüft. Zumindest mit der Sechstelungsregel dürfte das aber kaum klappen. Sonst *könnte* es zumindest funktionieren...

Die Tabellen T5D4Y und T5D4Z enthalten meiner Meinung nach nur bedingt schützenswerte Informationen. Sicher sollte nicht jeder darauf zugreifen können. Allerdings sich auch nicht direkt Werte auf Mitarbeiterebene hinterlegt sondern normalerweise nur auf Firmenebene... ausserdem kann man die Tabellen normalerweise mit der Transaktion SE16 sehr einfach anschauen (und sogar ändern)...

Gruß,
Chris

[Pelin1208]

Hallo zusammen,

An einigen Stellen macht es sich SAP wohl recht einfach, ja.

Bin ganz eurer Meinung, hoffe da aber auch noch auf Weiterentwicklungen seitens SAP.

Wieso verwendet keiner zur Ermittlung eine Simulationsabrechnung.

Na ja, wenn das Entgelt eben eine Woche vor Monatsende noch nicht feststeht, bleiben nur die Vormonatswerte. Beim Stundenlohn benötige ich die im Monat abgerechneten Stunden. Beim Leistungslohn benötige ich die Lohnrückmeldescheine des ganzen Monats. Und so mag es noch andere Gründe geben. Immerhin läuft die Abrechnung i.d.R ja auch nicht ohne Grund erst am Monatsanfang für den Vormonat.

Gruß
donny

[Helene551]

Hallo Chris,

wie Donny schon geschrieben hat, oft liegen die Daten zum Fälligkeitstag noch nicht vor.

Bei uns ist es zum Beispiel so:
Bei den Vollzeitstundenlöhnern haben wir die Schichten im SAP angelegt. Momentan haben wir noch die Zeitwirtschaft auf Negativerfassung, d. h. die zu bezahlenden Stunden und Zuschläge kommen aus der Schicht. Da könnte ich die Zeitauswertung bis zum letzten des Monats starten und ich hätte genaue Zahlen für die Simulation. Sobald aber die Zeiterfassung scharf geschaltet ist, bricht die Zeitauswertung mit dem heutigen Tag ab, weil SAP für die hinterlegte Schicht eine Stempelzeit will, ansonsten ist der MA nicht anwesend und bekommt somit auch kein Geld!

Bei unseren 60 Aushilfen und Abrufkräften bekomme ich jeden Montag für die Vorwoche die Arbeitszeiten. Und bei unseren Töchterfirmen bin ich froh, wenn ich die Stunden am 10. des Folgemonats auf dem Tisch liegen habe.

Gestern war ich auf einem Seminar von einem RV-Betriebsprüfer. Bei den Vorgaben, die die Betriebsprüfer vom Ministerium bekommen haben, wann Säumniszuschläge wegen zu geringer Schätzungen (offiziell sind es ja keine Schätzungen!!!) zu erheben sind, müßte sämtliche Entgeltabrechner, sofern sie es von Natur aus nicht können, erst mal einen Kurs im Hellsehen machen. Und wenn ich mal hellsehen kann, dann mache ich sicher nur noch eine Arbeit: Lottoschein ausfüllen und abgeben!

*Differenzausweis*
Der Report stimmt auch für die Vergangenheit, wenn man den Differenzausweis mit der Variante startet, wie ursprünglich die Krankenkassenliste erstellt wurde. D. h. ich kann für Differenzausweis des Abrkr X nicht die Variante für den AbrKr Y nehmen und hier einfach den AbrKr abändern. Da greift er, warum auch immer, auf die falsche Krankenkassenliste zu (obwohl ja der AbrKr geändert wurde!!!) und liefert die falschen Differenzen. Unlogisch aber so ist es.

Meine Differenzprobleme mit habe ich letztendlich mit der Rechenmaschine gelöst. Dazu habe ich die letzten drei Tage fast eine Rolle Tippstreifen verbraucht. Drei Tage um wieder das Gefühl zu haben, die Beitragsabrechnung sollte stimmen. Theoretisch hätte es mir auch egal sein können. Die nächste Betriebsprüfung ist erst wieder in drei Jahren und ob ich dann hier noch sitze? *g*

Nach acht Jahren SAP, will ich jetzt wieder meine AS/400 mit dem AS/400-Query zurück. Mit ein paar gescheiten Querys über die Lohnkonten hätte ich die Sache sicher innerhalb von drei Stunden geklärt!

Ich wünsche allen einen schönen 1. Mai!

bfm

[Pelin1208]

Hallo bfm,

...müßten sämtliche Entgeltabrechner, sofern sie es von Natur aus nicht können, erst mal einen Kurs im Hellsehen machen. Und wenn ich mal hellsehen kann, dann mache ich sicher nur noch eine Arbeit: Lottoschein ausfüllen und abgeben!
bfm

LOL

*Differenzausweis*
Der Report stimmt auch für die Vergangenheit, wenn man den Differenzausweis mit der Variante startet, wie ursprünglich die Krankenkassenliste erstellt wurde. D. h. ich kann für Differenzausweis des Abrkr X nicht die Variante für den AbrKr Y nehmen und hier einfach den AbrKr abändern. Da greift er, warum auch immer, auf die falsche Krankenkassenliste zu (obwohl ja der AbrKr geändert wurde!!!) und liefert die falschen Differenzen. Unlogisch aber so ist es.
bfm

Das liegt sicherlich daran, daß in der Variante der versteckte Parameter LAUFNR gesetzt ist. Nur so ist es überhaupt möglich, Krankenkassenliste für Abrechnungskreise einzeln abzuspeichern. Dann holt er (der Differenzausweis) natürlich immer die zur LAUFNR gehörenden Daten aus der Kassenlisten-Datei.

Gruß und schönen Feiertag
donny