Aufteilung Kontoauszug Hauptbuch / FS-CD-Nebenbuch

[Angela1614]

Hallo,
ich stehe vor folgender Aufgabe:
wir trennen momentan den el. Kontoauszug vor dem SAP (aus historischen Gründen) auf in Teile für's Inkasso FS-CD und Teile für's Hauptbuch. Diese Trennung soll nun im SAP erfolgen.
Dabei stosse ich auf folgendes: ich kann zwar sämtliche Daten per RFEBKA00 einlesen, der Abap der Daten aus dem Bankdatenspeicher ins FS-CD zieht (RFKKKA00) geht aber davon aus, dass alle Positionen, die

übernommen werden sollen, auf einem separaten Hausbankkonto geführt werden, das nur Buchungen enthält, die für das FI-CA bestimmt sind

Das ist gerade nicht gegeben, auf dem entsprechenden Hausbankkonto steht alles mögliche.

Ein momentaner Ansatz wäre die Definition eines Pseudo-Hausbankkontos im SAP und eine vorgelagerte Trennung, die aus Auszug derer zwei macht und die Nebenbuchpositionen in einen "Auszug" schreibt(z.B. mit der echten Kontonummer), die Hauptbuchkonten in einen anderen "Auszug" (mit dem Pseudo-Hausbankkonto als Kontenfeld).

Nachteil: Man sieht den echten Bankauszug im SAP nicht mehr als einen Auszug eines Kontos.

Ein anderer Ansatz wären vielleicht Erweiterungen unter FEB00001, evtl. den KUKEY anfassen, o.ä..

Auf alle Fälle soll ein Teil der Daten eines(!) Auszuges eines(!) Kontos vom RFKKKA00 verarbeitet werden, ein anderer Teil nicht.

Für jeden Vorschlag / Hinweis offen,
thanx, Frank R.

[Walter4536]

Hi Frank,

mit FS-CD habe ich bisher noch keine Erfahrungen machen können, deshalb vorerst einige Verständnisfragen meinerseits:

Wie sieht denn der Prozess aus? Kontoauszug wird eingelesen, RFKKKA00 wird gestartet und dann muss selektiert werden, welche Positionen des Kontoauszugs für FS-CD relevant sind?

Der Kontoauszug wird dann nur eingelesen, oder? Verbuchung findet nicht statt?
Der RFKKKA00 macht dann die weitere Verbuchung dieser Daten?

Kann man denn anhand bestimmter Informationen aus dem Kontoauszug (Verwendungszweck bestimmen, ob ein Posten für FI-CD relevant ist oder nicht, d.h. gibt es bestimmte Informationen/Merkmale, die man verwenden könnte?).

Von einer Lösung, Kontoauszüge im Vorfeld aufzuteilen würde ich dringend abraten. Erstens muss man die Posten, Anfangs- und Endsaldo der Kontoauszüge korrigieren und zweitens was für eine Kontoauszugsnummer soll der 2. selbst erzeugte Kontoauszug bekommen? Wenn man dieselbe vergibt wie beim ersten Auszug kommt es zu einer Fehlermeldung (Kontoauszug bereits vorhanden). Wenn man hochzählt, kommt es beim nächsten Einlesen eines neuen Kontoauszugs der Bank zu einem Fehler, weil die Nummer vergeben wurde.
Das ist keine gute Lösung.

Für mich hört sich das an, als ob man das relativ schnell und einfach mit dem User-Exit lösen könnte. Wenn Du mir die obigen Fragen beantwortest, kann ich Dir sicherlich weiterhelfen.

Gruß,
Steff

[Angela1614]

Hallo Steff,
danke für Deine Antwort, kann Dir aber momentan noch nicht genug zu den SAP-Abaps sagen. Kommt später. Erstmal:

Klar müsste ich bei einer Aufteilung des Auszuges Summenfelder etc. fälschen. Sofern man den Startsaldo jeweils auf 0 setzt und den Endsaldo schlicht als Summe sieht (und keiner diese Werte mit echten Kontenendsalden vergleichen will) klappt dies aber (läuft so ähnlich schon bei uns in einem abzulösenden System).

Du weist zurecht auf die Problematik mit den Auszugsnummern hin, daher kam auch die Idee mit einem zweiten (virtuellen) Hausbankkonto, die Auszugsnummernvergabe müsste man für beide Teile selber erledigen und zusätzlich eine Art Prüftabelle aufbauen mit den Summen/ Anzahlen /Nummern der Originalauszüge und den daraus enstandenen "gefälschten" Auszügen.

Die Unterscheidung selbst ist anhand einer selbstgestrickten Interpretation der Verwendungszwecke (in Abhängigkeit vom eingehenden Konto) ganz gut möglich.

Habe meinerseits nun nicht die grossen Erfahrungen mit anderen Nebenbüchern im R/3, wenn ich die Doku richtig verstehe, wird "normalerweise" über den Buchungsbereich entschieden, ob RFEBKA00 das Hauptbuch (="1") oder das Nebenbuch (="2") versorgen soll.

Im Zusammenhang mit FS-CD darf hier nicht "2" genommen werden, da sich RFKKKA00 die Daten "selber holt", wahlweise aus dem Bankdatenspeicher oder direkt aus Multicash-Dateien. D.h. die Buchungen bzgl. Bankkonto werden vom RFEBKA00 getätigt, die Nebenbuchbuchungen vom RFKKKA00.
Das Zitat, das Posten die

übernommen werden sollen, auf einem separaten Hausbankkonto geführt werden, das nur Buchungen enthält, die für das FI-CA bestimmt sind

stammt aus der RFKKKA00-Doku. Scheint aber von Haus aus immer den ganzen Auszug nehmen zu wollen.

Zum RFKKKA00 schreibe ich in einem späteren Posting nochmal was, muss da gerade noch etwas in die Tiefe gehen.
Gruss,
Frank

[Walter4536]

Hi Frank,

muss mal nachschauen, ob ich noch was zu RFKKKA00 finde. Wenn die Funktionsweise von dem Ding klar ist, wird die Lösung sicherlich recht einfach (mal sehen ).

Wie würde eigentlich der RFKKKA00 reagieren, wenn

- der Kontoauszug komplett eingelesen wird.
- die Hauptbuchhaltung vom RFEBKA00 durchgeführt wird
- die Nebenbuchung für die Posten, die für den RFKKKA00 bestimmt sind nicht durchführt wird (keine Buchung), da diese anhand des Verwendungszwecks bestimmt werden können. Die Posten die für den RFEBKA00 hingegen bestimmt sind, werden ganz normal verbucht.

Wäre das nicht eine mögliche Lösung? Kurz: Wäre es eine Lösung, die Posten die für den RFKKKA00 bestimmt sind 'unangetastet' zu lassen?

Gruß,
Steff

[Angela1614]

Hallo Steff,
ich glaube, ich sehe langsam klarer. Ein weiterer Auszug aus dem RKKKA00:

Alle Positionen aus dem elektronischen Kontoauszug, die mit einem als 'Zahlung', 'Zahlungsauftrag', 'Rückläufer' oder 'Scheckeinlösung' klassifizierten externen Vorgangscode gekennzeichnet sind, werden in das FI-CA übernommen.

Hat etwas gedauert, bis ich drauf kam, aber dann: wir hatten vor mehr als 2(!) Jahren mal das Problem, dass bestimmte GVC's mit Buchungsregeln versehen waren, aber nicht im FS-CD-Customizing hinterlegt waren. Resultat: Der Auszug wurde "normal" verarbeitet, die Gelder kamen aber nicht im FS-CD an und es gab keine Fehlermeldung.

Damit zeichnet sich für mich die Lösung wie folgt ab:
Vorab: Duplizieren aller Customizing-Einträge für externe Vorgänge, in dem vor den GVC noch ein "Z" gesetzt wird, also gibt es identische Regeln für "006" und "Z006".
(Bankbuchhaltung-> Geschäftsvorfälle-> Zahlungsverkehr->Elektronischer Kontoauszug-> Grundeinstellungen fü den elektronischen Kontoauszug vornehmen-> Vorgangstyp anlegen-> Externe...)

Die Z-GVC's werden dem FS-CD nicht bekannt gemacht.
Dann:
= RFEBKA00 tut seinen Job
= im FEB00001 wird eingegriffen, und zwar werden dort die Posten analysiert und bei den nur für das Hauptbuch bestimmten Posten der GVC mit einem vorangestellten "Z" versehen.
= RFKKKA00 geht den ganzen Auszug durch und ignoriert dabei die Z-GVC's

Evtl. muss man für die Z-GVC's auch noch Buchungsregeln für Nebenbücher anlegen, je nachdem, was mit gemacht werden soll, aber vom Groben her scheint's mir gelöst.

Danke soweit und für jede weitere Anregung dankbar,
Frank

[Walter4536]

Die Z-GVC's werden dem FS-CD nicht bekannt gemacht.
Dann:
= RFEBKA00 tut seinen Job
= im FEB00001 wird eingegriffen, und zwar werden dort die Posten analysiert und bei den nur für das Hauptbuch bestimmten Posten der GVC mit einem vorangestellten "Z" versehen.
= RFKKKA00 geht den ganzen Auszug durch und ignoriert dabei die Z-GVC's

Evtl. muss man für die Z-GVC's auch noch Buchungsregeln für Nebenbücher anlegen, je nachdem, was mit gemacht werden soll, aber vom Groben her scheint's mir gelöst.

Frank

Hi Frank,

aber eine Frage stellt sich noch. Was ist mit den Posten, die für den RFKKKA00 vorgesehen sind. Die werden vom RFEBKA00 ebenfalls behandelt, obwohl das ja bei dieser Lösung nicht der Fall sein dürfte. In dem Fall muss man sich mal genau anschauen, wie man den RFEBKA00 dazu bringt, diese Posten unangetastet zu lassen. Ich weiss dass es da was gibt, muss das aber erstmal im Detail im Coding anschauen.
Sonst setzt der RFEBKA00 Dir die Posten u.U. auf nicht zu verbuchen. Was der RFKKKA00 u.U. ebenfalls berücksichtigt, womit die Lösung dann so nicht funktionieren würde. Aber wie gesagt, das müsste man erstmal testen.

Gruß,
Steff

[Alva1590]

Steff: Danke für den Hinweis.
Muss mir den Ablauf in unserem System unter dem Gesichtspunkt nochmal genauer ansehen. Wir haben nämlich produktiv schon den Weg, dass "Auszüge" über RFEBKA00 und RFKKKA00 bis ins FS-CD kommen.

Allerdings enthalten diese "Auszüge" momentan nur die FS-CD-Positionen, aus historischen Gründen werden die anderen ausserhalb des SAP's herausgefiltert (da bauen wir uns momentan schon die "gefälschten" Auszug- und Umsatz-dateien) und letztlich separat ins Hauptbuch gebucht.

Melde mich dazu nochmal,
Frank

[Angela1614]

Tststs, da war ich wohl nicht eingeloggt, der "Gast"-Artikel war natürlich von mir.

[Angela1614]

Hallo,
kaum 4 Monate später das oben angekündigte "melde mich dazu nochmal". Sind mittlerweile längst produktiv, für die Interessierten hier abschliessend die kurze Lösungsskizze:

Der RFEBKA00 kann beim Bearbeiten des elektronischen Kontoauszuges Buchungen fürs Hauptbuch (Buchungsbereich 1) und fürs Nebenbuch (Buchungsbereich 2, z.B. Kreditorenbuchungen) veranlassen.

Im Zusammenhang mit IS-Lösungen (hier FS-CD) darf der Bereich 2 nicht genutzt werden, da sich die entsprechenden Abaps (RFKKKA00 im FS-CD) nämlich selbst die Daten aus dem Bankdatenspeicher holen. Dabei geht der RFKKKA00 generell davon aus, dass für ihn der ganze Auszug gedacht ist. Aber: Posten die er nicht verarbeiten kann, weil ihm der GVC nicht bekannt ist, überspringt er einfach.

Um dem FS-CD nun Teile eines Auszuges weiterzureichen haben wir in der Erweiterung des RFEBKA00 (FEB00001) die Unterscheidung eingebaut, wohin der Posten soll: Posten, die nur ins Hauptbuch gebucht werden sollen, erhalten einen dem Fs-CD unbekannten Geschäftsvorfallcode.

Nun wird's nett: in der FEBEP gibt es zwei Felder für den Vorgangscode, nämlich VORGC und VGEXT.

Der RFEBKA00 benutzt zum Zugriff auf die Buchungsregeln das Feld VORGC.
Der RFKKKA00 benutzt das Feld VGEXT.

Wir stellen Positionen, die nur dem Hauptbuch zuzuordnen sind, ein 'H' im VGEXT voran, somit werden diese Positionen nicht ins FS-CD gezogen.

Positionen fürs FS-CD erhalten Kontenmodifikationen, damit sie im Hauptbuch auf gesonderte Bankverrechnungskonten kommen.
Man muss dann nur noch den aus dem RFKKKA00 resultierenden Zahlstapeln ebenfalls die entsprechenden Bankverrechnungskonten zuordnen.

D.h.: reine Hauptbuchbuchungen laufen 'völlig normal', FS-CD-Positionen gehen von Bank an Verrechnungskonto und werden später über die FS-CD-Zahlstapel von dort weitergebucht.

Anmerkung: Gäbe es nicht zwei Felder für den Geschäftsvorfallcode, müsste man schlicht das erste Zeichen der nicht fürs FS-CD gedachten Posten umschlüsseln und fürs Hauptbuch beide GVC-Versionen im Customizing eintragen, einmal original und einmal umgeschlüsselt.

bis dahin,
Dank an Steff,
Frank.

[Alva1590]

Hallo zusammen,

ich bin ja nur ein HRler, aber die Verfahrensweise von SAP entspricht schon den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung? *grins*